PRIVACYBELEID UPSI-BVS

Wij hechten veel belang aan uw recht op privacy en doen alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

In dit Privacybeleid willen we u in duidelijke bewoordingen informeren over welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij uw gegevens bewaren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

De Beroepsvereniging van de Vastgoedsector, afgekort “BVS” of “UPSI-BVS”, is een vereniging zonder winstoogmerk erkend als beroepsvereniging, afgekort VZW-BV, naar Belgisch recht, gevestigd te Violetstraat 43, 1000 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0850.070.881 (“UPSI-BVS”).

UPSI-BVS is een federale beroepsvereniging voor de vastgoedsector. Het belangeloos doel van de vereniging is uitsluitend de studie, de bescherming en de ontwikkeling van de beroepsbelangen van haar leden in het bijzonder en de vastgoedsector in het algemeen. In het kader van onze activiteiten verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot deze persoonsgegevens.

2. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van de werkende en steunende leden van UPSI-BVS, van de leden van Young UPSI-BVS, van de leden van onze Raad van Bestuur, van onze verschillende werkgroepen & commissies, van onze gastsprekers op onze events, van contactpersonen bij onze partners, andere federaties en (beroeps)verenigingen, openbare instanties (politici, administratie, …) en persdiensten, van bezoekers van onze website, en van personen die anderszins met ons in contact komen (bv. doordat hun identificatiegegevens als werknemer of aangestelde van de leden van UPSI-BVS en Young UPSI-BVS aan ons worden doorgegeven).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Artikel 4.  Telkens wanneer bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat u kan kiezen om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

Identificatie- en contactgegevens
Persoonlijke identificatiegegevens: naam, adres, telefoon/gsm-nummer, e-mailadres, desgevallend bedrijfsnaam,  ondernemingsnummer en profielfoto Account informatie en paswoorden van personen die zich registreren op het UPSI-BVS Extranet of op onze websites www.business2belgium.be, www.y-u-b.be.

Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt.

Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid
Kopie van identiteitskaart.

Financiële bijzonderheden
Identificatie- en bankrekeningnummers Financiële transacties: bedragen die u moet betalen en heeft betaald, overzicht van de betalingen, enz.

Persoonlijke kenmerken
Persoonlijke bijzonderheden: taal, geboortedatum.

Lidmaatschappen
Lidmaatschappen van vennootschappen, verenigingen, organisaties, groeperingen, enz.

Beroep en betrekking
Bedrijf of organisatie, functie

Andere
Andere gegevens die u zelf meedeelt

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond baseren wij deze verwerking?

Wij kunnen voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

Voor de administratie van onze leden;

Voor het aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening (waaronder de studie, bescherming en ontwikkeling van de beroepsbelangen van onze leden, het verstrekken van informatie en advies aan onze leden, de vertegenwoordiging van onze leden bij openbare instanties, enz.);

Voor de authentificatie en toegang tot uw account op het UPSI-BVS Extranet of de website business2belgium.be en www.y-u-b.be;

Voor het behandelen van vragen van onze leden;

Voor het beheer en de optimalisatie van onze websites;

Voor public relations doeleinden;

Voor marketingactiviteiten en ondersteuning van onze structurele partners.

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

De verwerking van persoonsgegevens voor de ledenadministratie, het leveren van onze diensten en om uw vragen te behandelen, baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de betrokkene hebben gesloten.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketingdoeleinden, baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen gegeven heeft dat u deze informatie wenst te ontvangen (u bent hierin volledig vrij), zullen wij u hiervoor registreren.

Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming opnieuw in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kunt dit doen door een e-mail te sturen (zie hieronder) of via de opt-out link opgenomen in elk van onze marketing e-mails.

In alle andere gevallen, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om onze dienstverlening te promoten in het algemeen, zowel online als offline, om vragen te behandelen, om onze contacten te onderhouden, om onze website te verbeteren, enzovoort).

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:

Onze dienstverleners die als ‘verwerkers’ voor ons optreden zoals IT/cloud dienstverleners, PR/marketing dienstverleners, creatieve bureaus, persdienst & communicatiebureaus, structurele partners.

Onze professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren en boekhouders.

Overheidsinstanties zoals overheidsdiensten, politiediensten en het gerecht, indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij we andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren.

Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Waar nodig zullen wij bijvoorbeeld een overeenkomst inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Evenmin worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). Meer specifiek gelden onderstaande bewaartermijnen:

Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zolang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden;

Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en tien jaar na de beëindiging ervan.

Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid dat u hier kan terugvinden.

Enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd.

Op die manier beschermen wij uw persoonsgegevens zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: u heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen over of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook een kopie te ontvangen van die gegevens.

Recht op verbetering: u heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.

Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’): U heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen.

Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.

Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.

Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@upsi-bvs.be.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kan de autoriteit bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

9. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Privacybeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de datum van de “laatste bijgewerkte versie” onderaan dit Privacybeleid. De meest recente versie van dit Privacybeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

10. Contact

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen via info@upsi-bvs.be.

Laatste bijgewerkte versie: 20012021

POLITIQUE UPSI-BVS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous attachons beaucoup d’importance à votre droit à la vie privée et nous mettons tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée, y compris Règlement général relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la législation nationale d’application.

Dans la présente politique de confidentialité, nous souhaitons vous informer en termes clairs sur les données personnelles que nous recueillons auprès de vous, les fins auxquelles nous traiterons ces données, la base juridique sur laquelle se fondera ce traitement, les personnes auxquelles vos données à caractère personnel peuvent être transmises, la durée de conservation de vos données, la manière dont nous protégerons vos données et les droits dont vous disposez en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel.

1. Qui sommes-nous ?

L’Union professionnelle du secteur de l’Immobilier, en abrégé « UPSI » ou « UPSI-BVS », une association sans but lucratif reconnue comme union professionnelle en abrégé ASBL-UP, de droit belge, sise rue de la Violette, 43 à 1000 Bruxelles, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0850.070.881 (« UPSI-BVS »)

UPSI-BVS est une association professionnelle du secteur de l’Immobilier. Le but désintéressé de l’association est exclusivement d’étudier, de protéger et de développer les intérêts professionnels de ses membres en particulier et du secteur immobilier en général. Dans le cadre de nos activités, nous recueillons, utilisons, stockons, partageons ou traitons de toute autre manière des données à caractère personnel. Sur la base des lois applicables en matière de protection des données, nous sommes considérés comme le « responsable du traitement » de ces données à caractère personnel.

2. De qui recueillons-nous des données à caractère personnel ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des données à caractère personnel auprès des membres actifs et des membres bienfaiteurs d’UPSI-BVS et du Young UPSI-BVS, des membres de notre Conseil d’administration : de nos différents groupes de travail & commissions, de nos orateurs invités à nos événements, des personnes de contact chez nos partenaires (politiciens, administration ..) et des services de presse des visiteurs de notre site web et des personnes qui entrent autrement en contact avec nous (par ex. parce que leurs données d’identification en tant que travailleurs ou préposés des membres d’UPSI-BVS et du Young UPSI-BVS nous sont transmises).

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Nous pouvons recueillir auprès de vous les données à caractère personnel ci-dessous, pour autant que ces données soient pertinentes aux fins dont nous avons besoin comme expliqué à l’Article 4. Chaque fois que certaines données doivent être obligatoirement communiquées, et que d’autres données sont seulement facultatives, nous le signalerons clairement, pour vous permettre de choisir de transmettre ou non vos données à caractère personnel.

Données d’identification et de contact
Les données d’identification personnelle sont : nom, adresse, numéro de téléphone ou de portable, adresse électronique, nom d’entreprise le cas échéant, numéro d’entreprise et photo de profil. 

Information de compte et mot de passe des personnes qui s’enregistrent dans l’Extranet UPSI-BVS ou sur nos sites web www.business2belgium.be et www.y-u-b.be.

Données électroniques d’identification : Adresses IP, informations recueillies par les cookies.

Données d’identification émises par les autorités publiques
Copie de la carte d’identité.

Particularités financières
Numéros d’identification et de compte bancaire Transactions financières : montants que vous devez payer et que vous avez payés, aperçu des comptes, etc.

Caractéristiques personnelles
Particularités personnelles : langue, date de naissance.

Adhésions
Adhésions des sociétés, des associations, des organisations, des groupements, etc.

Profession et relations
Entreprise ou organisation, fonction.

Autre
Les autres données que vous communiquez vous-même.

4. A quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base légale se fait ce traitement ?

Nous pouvons utiliser ces données à caractère personnel aux fins suivantes :

Pour l’administration de nos membres ;

Pour offrir et améliorer nos services (y compris l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de nos membres, la fourniture d’informations et de conseils à nos membres, la représentation de nos membres dans les organismes publics, etc.) ;

Pour l’authentification et l’accès à votre compte sur l’Extranet UPSI-BVS ou sur le site Extranet ou le site web business2belgium.be et www.y-u-b.be;

Pour le traitement des questions de nos membres ;

Pour la gestion et l’optimalisation de nos sites web ;

À des fins de relations publiques ; et

À des fins d’activités de marketing ou de support de nos partenaires structurels.

Pour votre information complète, vous retrouverez ci-dessous les fondements juridiques relatifs à ces traitements :

Pour le traitement des données personnelles pour l’administration des membres, la fourniture de nos services et la réponse à vos questions, nous nous basons sur les données nécessaires à l’exécution du contrat que nous avons conclu avec les membres concernés.

Le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing électronique direct se base sur votre consentement. Ce n’est que lorsque vous aurez indiqué sans ambiguïté que vous souhaitez recevoir ces informations (vous êtes entièrement libre de le faire) que nous vous enregistrerons à cette fin.

Veuillez noter que vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment, sans frais pour nous et sans conséquences négatives pour vous. Vous pouvez le faire en envoyant un courriel (voir ci-dessous) ou par le lien de désabonnement inclus dans chacun de nos courriels de marketing.

Dans tous les autres cas, nous basons le traitement des données à caractère personnel sur la nécessité de protéger nos intérêts légitimes (en particulier, notre intérêt à promouvoir nos services en général, tant en ligne que hors ligne, à traiter les demandes de renseignements, à maintenir nos contacts, à améliorer notre site web, etc.)

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel aux parties suivantes :

Nos prestataires de services qui agissent en tant que « sous-traitant » pour nous, tels que les prestataires de services informatiques/cloud, les prestataires de services de RP/marketing, les agences créatives, les agences de presse et de communication, les partenaires structurels.

Nos conseillers professionnels tels que les cabinets d’avocats et les comptables externes.

Les Agences gouvernementales telles que les services publics, les forces de police et le pouvoir judiciaire, s’il existe une obligation légale de le faire.

Attention : cette liste n’est pas exhaustive. Il peut y avoir d’autres cas où nous devons informer d’autres parties afin de fournir nos services aussi efficacement que possible.

Dans le cas de transferts à des tiers, nous veillons toujours à prendre les mesures de protection appropriées. Le cas échéant, nous conclurons, par exemple, un accord de transfert ou un accord de sous-traitance, qui fixera les restrictions d’utilisation de vos données à caractère personnel et les obligations relatives à la sécurité de vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront ni prêtées ni vendues à des tiers à des fins de marketing sans votre consentement explicite préalable. Vos données à caractère personnel ne seront pas non plus transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour les raisons pour lesquelles elles sont collectées et traitées (comme décrit ci-dessus). Plus précisément, les périodes de rétention suivantes s’appliquent :

Les données à caractère personnel figurant dans les documents comptables, financiers ou autres documents officiels seront conservées aussi longtemps que ces documents doivent être conservés en vertu de la loi ;

Les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution et au suivi d’une relation contractuelle seront conservées pendant toute la durée de cette relation et dix ans après sa cessation.

En ce qui concerne les données des visiteurs de notre site web, nous vous renvoyons à notre politique en matière de cookies qui stipule que vous pouvez ici peut récupérer.

Ce n’est que lorsque nous sommes légalement tenus de le faire, ou lorsqu’il est nécessaire de défendre nos intérêts devant un tribunal (par exemple en cas de litige), que nous conservons vos données à caractère personnel pendant une période plus longue.

De plus amples informations sur nos délais de conservation sont disponibles sur simple demande.

7. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés.

De cette manière, nous protégeons vos données personnelles dans toute la mesure du possible contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données personnelles transmises, stockées ou traitées de toute autre manière.

De plus amples informations sur nos mesures de sécurité sont disponibles sur simple demande.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Dans les limites définies aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits légaux suivants en ce qui concerne vos données personnelles :

Droit de consultation : vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel, de consulter ces données et de savoir comment et pourquoi elles sont traitées, ainsi que de recevoir une copie de ces données.

Droit de rectification: vous avez le droit d’obtenir la rectification de vos données à caractère personnel ou de nous demander de les compléter si vous remarquez que nous traitons des données incorrectes ou incomplètes vous concernant.

Droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »): vous avez le droit d’obtenir l’effacement des données dans certains cas spécifiques.

Droit à la limitation du traitement des données : vous avez le droit de faire limiter le traitement de vos données personnelles dans certains cas spécifiques.

Droit à la transférabilité : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sous une forme structurée, commune et lisible par machine, et de transférer (ou de faire transférer) ces données à caractère personnel à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime pour des raisons liées à votre situation spécifique.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en envoyant un courrier électronique à info@upsi-bvs.be.

L’exercice de ces droits est en principe gratuit. Ce n’est qu’en cas de demandes déraisonnables ou répétées que nous pouvons facturer des frais administratifs raisonnables.

Nous essayons toujours de répondre à vos demandes ou questions le plus rapidement possible. Il est possible que nous vous demandions d’abord une preuve d’identité pour vérifier votre identité.

Pour plus d’informations et de conseils sur les droits susmentionnés, veuillez consulter le site web de l’autorité de protection des données www.autoritéprotectiondonnees.be.

Outre les droits susmentionnés, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données en rapport avec le traitement de vos données personnelles par nos soins. Vous pouvez contacter l’autorité via contact@apd-gba.be ou par courrier à l’adresse suivante :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

9. Modifications de la politique en matière de confidentialité

Il peut de temps en temps être nécessaire de modifier cette politique de confidentialité. Quand nous publions des modifications de la politique en matière de confidentialité, nous changeons la date de la « dernière mise à jour de la version » en dessous de cette politique de confidentialité. La version la plus récente de cette politique de confidentialité est en permanence disponible sur notre site web.

10. Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique en matière de confidentialité ou de traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec nous par info@upsi-bvs.be.

Dernière mise à jour de la version : 20-01-2021